Vi kom i kontakt med Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet da de ønsket å automatisere flere manuelle data- og rutineoppgaver, i tillegg til å løse utfordringer knyttet til manglende integrasjon mellom systemene de benyttet. De hadde allerede implementert et robot-program for automasjon, men dette hadde høye lisenskostnader og fungerte ikke optimalt for deres behov.
Utfordringer med eksisterende løsningen
Den automatiserte løsningen gjennom roboten de benyttet, førte til flere problemer. Roboten var avhengig av forhåndsdefinerte museklikk og grensesnittinteraksjoner, noe som gjorde den svært sårbar for feil ved oppdateringer i programvaren eller endringer i skjermoppsett. Løsningen krevde kontinuerlig vedlikehold, og den fungerte ikke optimalt for Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet. Dette resulterte i betydelig tidsbruk på feilsøking og tilpasning, samtidig som den ikke kunne møte de spesifikke behovene de hadde for integrasjon mellom systemene.
Vår tilpassede løsning
For å møte de tekniske utfordringene og effektivisere prosessene, inngikk vi et samarbeid med Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet for å utvikle en moderne og robust automatiseringsløsning. I stedet for å fortsette med den gamle robotstyrte prosessen, implementerte vi en skreddersydd løsning som benyttet API-baserte automasjoner. Denne løsningen integrerte de ulike systemene som Altinn, PowerOffice GO og Visma Lønn på en sømløs måte, og fjernet behovet for manuell dataoverføring og feilutsatte museklikk.
Løsningen ble sentrert rundt ViHub-plattformen, som samler alle automatiseringene i en skybasert administrasjonsportal. Denne portalen er tilgjengelig fra hvor som helst, gir full oversikt og kontroll over alle automatiserte prosesser. Den største fordelen med denne tilnærmingen er at den ikke krever noen lokale servere eller programvareinstallasjoner, og alt kjøres i backend. Dette betyr at de ansatte ikke blir påvirket av de tekniske prosessene. De kan fortsette sitt arbeid uten avbrudd eller behov for manuelle inngrep.
I tillegg er løsningen svært skalerbar og kan enkelt tilpasses dersom det skulle oppstå nye behov eller endringer i arbeidsflyten. Alt dette bidro til en betydelig reduksjon i tid brukt på administrative oppgaver, samtidig som nøyaktigheten ble forbedret og feilmarginene minimerte.
Effektive resultater
Automatiseringsløsningen førte til følgende resultater:
- Betydelige kostnadsbesparelser: Lisenskostnadene ble halvert, og en hel stilling som tidligere var dedikert til vedlikehold av roboten, ble frigjort.
- Økt effektivitet: En rekke tidkrevende oppgaver, som datainnhenting, dokumenthåndtering og prosessanalyse, ble automatisert.
- Økt nøyaktighet: Manuelle feil ble eliminert, og alle prosesser ble grundig logget for enkel sporing.
- Bedre ressursutnyttelse: Ansatte kunne fokusere på mer strategiske oppgaver og videreutvikling av virksomheten.
Automatiserte prosesser som benyttes i dag
Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet bruker nå en rekke automatiseringsoppgaver gjennom oss, inkludert:
- Rapportering og sammenligning av skatte- og avgiftsdata: Automatiske rapporter genereres, lagres og sammenlignes for å identifisere avvik. Resultatene deles direkte med relevante team.
- Henting av NAV K27-meldinger: Automatisert prosess for innhenting og distribusjon av meldinger fra Altinn.
- Fraværsregistrering: Eksport av fraværsdata fra PowerOffice til tredjepartsprogram for videre behandling.
- Søkeoppgaver i Altinn: Automatiserte søk for å holde oversikt over tvangsmulkt, skattemeldinger og MVA, med rapportering direkte til regnskapsavdelingen.
- Filhåndtering fra SharePoint: Filer lastes ned, konverteres og plasseres på riktig sted i PowerOffice.
Enorm kundetilfredshet
Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet har uttrykt stor tilfredshet med de resultatene de har oppnådd gjennom automasjonsløsningen fra ViHub. Ifølge Sven Helge Alme, Leder IT hos Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet, har besparelsene vært betydelige. Han sier:
«Besparelsen er meget stor. Vi har spart en hel stilling, lisenskostnader, og ikke minst et betydelig antall interne timer som følge av at prosessen automatiserer.»
Ved å implementere ViHub-løsningen har banken redusert både kostnader og tidsbruk på manuelle oppgaver. Automatiseringen har ført til at de ansatte kan fokusere på mer verdiskapende aktiviteter, samtidig som arbeidsflyten har blitt mye mer effektiv og feilfri. Løsningen har også eliminert behovet for kontinuerlig vedlikehold og tilpasning, noe som tidligere krevde mye ressurser.