Automatisering har lenge vært et sentralt tema i finansbransjen, men ikke alle løsninger leverer de forventede gevinstene. For Sparebank 1 Østlandet og deres samarbeidspartner Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet ble overgangen fra tradisjonelle UI-baserte roboter til API-drevet automasjon et tydelig vendepunkt. Med ViHub, levert av Effortless365, har banken oppnådd store kostnadsbesparelser, frigjort en hel stilling og fått en mer robust og fremtidsrettet løsning som gir både høyere effektivitet og bedre kontroll.
Utfordringen: Robotene skapte flere problemer
Sparebank 1 Østlandet hadde lenge benyttet tradisjonelle roboter for å automatisere arbeidsprosesser. Målet var å effektivisere rutineoppgaver og frigjøre tid hos medarbeiderne. I praksis førte løsningen til flere utfordringer:
Den automatiserte løsningen gjennom roboten de benyttet, var avhengig av forhåndsdefinerte museklikk og grensesnittinteraksjoner. Dette gjorde roboten svært sårbar for feil når programvaren ble oppdatert eller skjermoppsettet endret seg. I tillegg krevde løsningen kontinuerlig vedlikehold og tilpasning, og fungerte ikke optimalt for Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet. Robotene kunne heller ikke møte behovene for integrasjon mellom systemene, noe som resulterte i betydelig tidsbruk på feilsøking og manuelle prosesser.
Til slutt ble gevinsten av automatiseringen begrenset. Oppgavene som skulle forenkles, krevde like mye oppfølging som de sparte tid på, og arbeidsflyten forble fragmentert og ineffektiv.
Løsningen: API-automasjon gjennom ViHub
For å møte de tekniske utfordringene og effektivisere prosessene, inngikk Effortless365 et samarbeid med Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet for å utvikle en moderne og robust automatiseringsløsning. I stedet for å fortsette med den gamle robotstyrte prosessen, implementerte de en skreddersydd løsning basert på API-baserte automasjoner.
Denne løsningen integrerte de ulike systemene som Altinn, PowerOffice GO og Visma Lønn (nå kalt Payroll) på en sømløs måte. Manuell dataoverføring og feilutsatte museklikk ble eliminert, og prosessene ble mer nøyaktige og pålitelige.
Kjernen i løsningen er ViHub-plattformen, som samler alle automatiseringene i en skybasert administrasjonsportal. Portalen gir full oversikt og kontroll over alle prosesser, og kan nås fra hvor som helst. Løsningen krever ingen lokale servere eller programvareinstallasjoner, alt kjøres i backend. Dette betyr at ansatte ikke blir påvirket av tekniske prosesser og kan utføre sitt arbeid uavbrutt, uten manuelle inngrep.
I tillegg er løsningen svært skalerbar og kan enkelt tilpasses nye behov eller endringer i arbeidsflyten. Alt dette har bidratt til en betydelig reduksjon i tid brukt på administrative oppgaver, samtidig som nøyaktigheten er forbedret og feilmarginene minimalisert.
Automatiserte prosesser i dag
Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet har allerede automatisert en rekke sentrale oppgaver gjennom ViHub, noe som gir konkrete tidsbesparelser og reduserer risiko for feil:
- Rapportering og sammenligning av skatte- og avgiftsdata: Automatiske rapporter genereres, lagres og sammenlignes for å identifisere avvik. Resultatene deles direkte med relevante team.
- Henting av NAV K27-meldinger: Meldinger fra Altinn innhentes og distribueres automatisk.
- Fraværsregistrering: Fraværsdata eksporteres fra PowerOffice til tredjepartsprogram for videre behandling.
- Søkeoppgaver i Altinn: Automatiserte søk gir oversikt over tvangsmulkt, skattemeldinger og MVA, med rapportering direkte til regnskapsavdelingen.
- Filhåndtering fra SharePoint: Filer lastes ned, konverteres og plasseres korrekt i PowerOffice uten manuell inngripen.
Disse automatiseringene frigjør verdifull tid, øker nøyaktigheten og gir ansatte kapasitet til mer verdiskapende oppgaver.
Kundetilfredshet: Effektivitet og frigjorte ressurser
Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet har uttrykt stor tilfredshet med resultatene. Ifølge Sven Helge Alme, Leder IT hos Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet, har besparelsene vært betydelige:
«Besparelsen er meget stor. Vi har spart en hel stilling, lisenskostnader, og ikke minst et betydelig antall interne timer som følge av at prosessen automatiserer.»
Ved å implementere ViHub-løsningen har banken redusert både kostnader og tidsbruk på manuelle oppgaver. Automatiseringen har frigjort ansatte til å fokusere på mer verdiskapende aktiviteter, samtidig som arbeidsflyten har blitt mye mer effektiv og feilfri. Løsningen har også eliminert behovet for kontinuerlig vedlikehold og tilpasning, noe som tidligere krevde mye ressurser.
Resultatet er en mer forutsigbar og stabil arbeidshverdag som gir både økonomiske gevinster og økt trivsel hos medarbeidere.
Veien videre
Med ViHub har Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet fått et solid fundament for videre automatisering. Plattformen er fleksibel og skalerbar, og banken kan enkelt utvide til nye prosesser etter hvert som behovene endres.
Casen viser tydelig hvordan API-basert automasjon kombinert med skybasert administrasjon kan levere både kostnadsbesparelser og høy kundetilfredshet. Overgangen fra sårbare UI-roboter til robuste backend-løsninger har skapt en tryggere, mer effektiv og fremtidsrettet organisasjon.
Oppsummering
Gjennom samarbeidet med Effortless365 og implementeringen av ViHub har Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet:
- Halvert lisenskostnader
- Frigjort en hel stilling
- Økt nøyaktighet og stabilitet i prosessene
- Forenklet IT-drift og arbeidsflyt for ansatte
Dette er et eksempel på hvordan våre løsninger kan frigjøre tid, redusere feil og gi mer verdiskapende arbeid, samtidig som kostnader og manuelle prosesser minimeres. Vil du vite hvordan ViHub kan effektivisere prosesser i din virksomhet? Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat eller demo.
