Mange små og mellomstore virksomheter bruker Microsoft 365 hver eneste dag, til alt fra kundekommunikasjon og dokumentdeling til samarbeidsprosjekter i Teams. Det mange likevel ikke er klar over er at Microsoft ikke tilbyr fullstendig sikkerhetskopiering av data i løsningene sine. Det betyr at informasjon du tror er trygt lagret, i realiteten kan være tapt for godt etter så lite som tre måneder.
Hva skjer med slettede data i Microsoft 365?
Microsoft følger det som kalles en «shared responsibility»-modell. Kort fortalt betyr det at Microsoft er ansvarlig for infrastrukturen – altså at plattformen fungerer og er tilgjengelig – mens du som kunde selv har ansvaret for å sikre og gjenopprette egne data.
Hvis en ansatt sletter en fil ved en feil, eller en viktig e-post forsvinner, kan det være mulig å hente dette tilbake. Men her er det en grense: Microsoft beholder slettede filer og e-post i maksimalt 93 dager, med mindre du har aktivert ekstra arkiveringsfunksjoner eller satt opp avanserte retningslinjer manuelt.
For eksempel:
- E-poster som er slettet fra «Deleted Items»-mappen fjernes permanent etter 30 dager, og forsvinner fullstendig etter 93 dager totalt.
- Filer i OneDrive og SharePoint går først til papirkurven, men slettes også permanent etter samme tidsperiode.
Dette gir et kort tidsvindu for å oppdage og rette feil. For mange virksomheter som blir utsatt for dataangrep, så blir ikke tap av data oppdaget før flere måneder etter at hendelsen har skjedd, og da er det for sent.
Veeam: 74 % av M365-brukere har allerede opplevd datatap
En internasjonal rapport fra Veeam Software viser at 74 % av alle virksomheter som bruker Microsoft 365 har opplevd datatap. Den samme rapporten peker på at misforståelser rundt Microsofts ansvar for sikkerhetskopiering er en hovedårsak.
Hva betyr dette i praksis for regnskapsbyråer?
Regnskapsbransjen er spesielt utsatt når det gjelder langtidstilgang til data. I en bransje der historikk, dokumentasjon og sporbarhet er helt avgjørende, er det sjelden tilstrekkelig med 93 dagers lagring.
Tenk deg at en ansatt uforvarende sletter en mappe med bilag eller arbeidsdokumenter knyttet til årsoppgjøret for en kunde. Det kan ta flere måneder før noen merker det – gjerne først når man begynner arbeidet med årsregnskapet senere på høsten eller ved årsskiftet. Hvis det har gått mer enn tre måneder, vil filene ikke lenger være tilgjengelige i Microsoft 365, og konsekvensene kan bli både tidkrevende og alvorlige.
I tillegg til risikoen for tap av klientdata, vil slike hendelser kunne bryte med bokførings- og personvernregler (som GDPR). Tap av e-poster eller filer som inneholder regnskapsinformasjon, kundeavtaler eller sensitive personopplysninger kan føre til betydelige utfordringer, både juridisk og tillitsmessig.
Microsoft anbefaler faktisk ekstern backup
Det er viktig å understreke at selv Microsoft anerkjenner dette. I deres egen dokumentasjon oppfordrer de brukere til å ta i bruk tredjeparts backupløsninger for å beskytte data i Microsoft 365.
De interne løsningene, som retention policies og arkivpostbokser, er først og fremst ment for juridisk oppbevaring og etterlevelse, ikke for fleksibel gjenoppretting eller brukervennlig backup. I praksis blir du stående på egenhånd den dagen du faktisk trenger å hente tilbake data.
Hvordan Effortless365 hjelper deg med trygg lagring
Hos Effortless365 tilbyr vi en komplett backup-tjeneste som automatisk kopierer alle data fra Microsoft 365 – inkludert e-post, OneDrive, SharePoint og Teams – og lagrer dem trygt, lenge etter Microsofts 93 dagers vindu. Gjenoppretting kan gjøres helt ned på fil- og e-postnivå, og alt lagres sikkert i henhold til GDPR.
Dette gir regnskapsførere og andre databevisste virksomheter en helt annen trygghet: uansett om en fil ble slettet ved en feil for fire måneder siden, eller om du må hente fram dokumentasjon for en revisjon ett år tilbake, så har du fortsatt tilgang.
Kort oppsummert
Microsoft 365 er et kraftig verktøy for samhandling, men det er ikke en backup-løsning. For deg som jobber i en bedrift med høye krav til datalagring, så kan 93 dager være altfor kort tid.
Beskytt dine data mot menneskelige feil, teknisk svikt og sikkerhetsbrudd. Les mer om vår backup-løsning for Microsoft 365, eller ta kontakt med oss for en uforpliktende gjennomgang. Bedre føre var – enn for sent.
