Å starte en ny bedrift er en intens og spennende prosess. Du skal etablere en merkevare, bygge kunderelasjoner og utvikle tjenester eller produkter, alt på kort tid og ofte med begrensede ressurser. En nyoppstartet bedrift vil ofte nedprioritere IT, digitale verktøy og sikkerhet, men nettopp disse områdene kan spare deg for både tid, frustrasjon og kostnader senere.
I denne artikkelen får du en oversikt over hva du som nyoppstartet bedrift bør tenke på når det gjelder IT-løsninger, sikkerhet og administrasjon. Alt med utgangspunkt i Microsoft 365 og erfaringene vi har hatt med oppstartsselskaper i Norge.
Unngå startfeller: Velg riktige verktøy fra første dag
Altfor mange oppstartsbedrifter starter med gratisløsninger og ender opp med å rydde opp i kaoset senere. Det kan være Gmail til e-post, Dropbox til filsynkronisering og tilfeldige gratisapper til intern kommunikasjon. Det fungerer, i starten. Likevel så vil det etter hvert som flere ansatte kommer til oppstå et behov for struktur, sikkerhet og samarbeid.
Med Microsoft 365 Business får du en profesjonell løsning som dekker det meste du trenger:
- E-post med eget domenenavn (eks. fornavn@bedrift.no)
- Kalender og kontaktadministrasjon
- Word, Excel, PowerPoint og Outlook
- Skylagring med OneDrive
- Samarbeid i Teams og SharePoint
Tenk sikkerhet, allerede fra første bruker
Nyoppstartede bedrifter er ofte ekstra sårbare for digitale angrep. Mange tror at de er «for små» til å være interessante for hackere, men virkeligheten er motsatt: små selskaper har sjeldent ressurser til å beskytte seg godt, og blir derfor et lett mål.
Noen grunnleggende tiltak du bør ha på plass:
- Multifaktorautentisering (MFA): Gir ekstra sikkerhet ved pålogging.
- Regelmessig backup: Microsoft tar vare på dataene dine, men ikke for alltid. Ekstern backup gir deg ekstra trygghet ved feil eller angrep.
- Rettighetsstyring: Ikke alle trenger tilgang til alt. Sett opp roller og del kun det som er relevant for den enkelte.
- Sikkerhetsinnstillinger i Microsoft 365: Mange sikkerhetsfunksjoner må aktiveres manuelt – vi ser ofte at dette overses.
Implementer struktur fra starten av
Det er mye enklere å etablere gode vaner og rutiner når dere er to eller tre, enn når dere har blitt ti. Bruk denne fasen til å tenke gjennom hvordan dere vil jobbe og samarbeide digitalt.
Still deg selv (og teamet) disse spørsmålene:
- Hvordan skal filer lagres og navngis?
- Hva skjer når en ansatt slutter – hvem overtar dokumentene?
- Skal alt lagres i OneDrive eller bør vi bruke SharePoint?
- Hvordan skal kundekommunikasjon organiseres – i Teams, Outlook eller CRM?
Microsoft 365 gir fleksibilitet, men det krever en bevisst struktur. Når du setter dette riktig fra starten, unngår du rot og unødvendig tidsbruk senere.
Få oversikt over kostnader og administrasjon
Som gründer har du nok å holde styr på. Når du benytter mange ulike IT-tjenester, blir det fort både uoversiktlig og dyrt.
Ved å samle alle IT-tjenester hos én leverandør får du flere fordeler:
- En samlet faktura
- Færre innlogginger og bedre kontroll på brukere
- Raskere hjelp ved spørsmål eller problemer
- Forutsigbare kostnader og mulighet for skalering
Hos Effortless365 får du hjelp til å sette opp og administrere Microsoft 365 slik at alt bare fungerer. Du trenger ikke være teknisk – det tar vi oss av.
Ikke undervurder verdien av profesjonell IT-støtte
Det kan være fristende å «fikse det selv» i starten, men feil i sikkerhetsinnstillinger eller IT kan koste dyrt, både i penger og omdømme.
En profesjonell IT-partner:
- Sørger for at alt settes opp riktig fra start
- Overvåker systemer og gir tidlig varsling ved avvik
- Tilpasser løsningene etter dine behov og vekst
- Gir deg tilgang til rådgivning, uten å måtte ansette IT-personell internt
Tiden din bør brukes på å utvikle selskapet, ikke på å finne ut av tekniske detaljer.
Konklusjon
Å investere tid og ressurser i IT-løsninger og sikkerhet tidlig i oppstartsfasen gir stor gevinst på sikt. Det gir deg bedre oversikt, tryggere drift og mer tid til å fokusere på vekst.
Hos Effortless365 hjelper vi deg med å få på plass alt du trenger for en trygg og effektiv IT-hverdag – tilpasset små og nyoppstartede bedrifter.
Vil du vite hva som passer for din bedrift? Vi tar gjerne en uforpliktende prat.